6 datos sorprendentes sobre las licencias SAP

Facts SAP Licensing

En los últimos años, ha habido importantes avances en el campo de la inspección del uso. Los clientes están empezando a analizar sus verdaderas necesidades para rentabilizar las inversiones en software. A pesar de esto, en numerosas evaluaciones de licencias SAP nos seguimos encontrando alguna de estas seis desconcertantes situaciones:

1. El cliente no tiene ni idea de las licencias que necesita

Aunque están gastando millones y millones de dólares, muchos clientes de SAP no saben realmente cuántas licencias tienen, ni cuántas necesitan realmente, ni cuáles, simplemente, no necesitan.

SAP es uno de los sistemas de software más caros del mercado; sin embargo, muchas organizaciones todavía consideran sus licencias de SAP como una caja negra; las ven en términos de entradas y salidas, sin saber cómo funcionan. Nos sorprendió encontrar a algunos clientes que veían las licencias SAP como una fuerza invencible a la que no podían enfrentarse.

Esto da lugar a que los clientes de SAP tengan muchos conceptos erróneos. Escuchamos cosas como «¿quiénes somos para discutir las cifras?», «es inútil, somos enanos luchando contra un gigante» o «no tenemos suficientes recursos para analizar el contrato de licencias de SAP». Prefieren simplemente pagar la cantidad que les piden o negociar el importe antes que preguntarse si realmente sus licencias SAP se ajustan a sus necesidades. No se les pasa por la cabeza que pueden reducir su cuota de licencias debido a la inactividad, por ejemplo.

Recuerde esto: no se le obliga a pagar por cuentas inactivas o por costes injustificados. Usted tiene la sartén por el mango aquí, sin importar cuán grande sea su empresa o el presupuesto.

2. Los tipos de licencias profesionales cuestan alrededor de 25 veces más que los tipos de licencias de autoservicio

No solo muchos clientes de SAP no entienden que hay una enorme variación en los precios de los diferentes tipos de licencias, sino que también piensan que tan solo hay unos pocos tipos (uso profesional, uso profesional limitado y empleado) cuando lo cierto es que es todo lo contrario.

¿Por qué? Cuantas más opciones tenga para los tipos de licencia, más ajustada será su licencia SAP. Además, si su licencia se adapta mejor a usted, tendrá un impacto positivo en su presupuesto.

3. La política del «úselo o piérdalo»

Muchos usuarios tan solo usan el sistema una o dos veces al mes y por tanto no requieren licencias costosas.

Los clientes de SAP necesitan inspeccionar el comportamiento de los usuarios para eliminar los usuarios que no utilizan el sistema. Esto puede hacerse estableciendo un límite inferior (normalmente, tres inicios de sesión por mes), supervisando a los usuarios con respecto a ese límite y recibiendo alertas si el usuario no alcanza este mínimo de uso, en cuyo caso puede tomar medidas.

4. La combinación de usuarios entre sistemas SAP es un factor clave para reducir los costos generales de las licencias

Los clientes a veces no se dan cuenta de que SAP se basa en «empleados» y no en «usuarios». Combinar los nombres de usuario de los empleados a lo largo y ancho de los diferentes sistemas de manera inteligente puede optimizar el coste de las licencias. Y no, no usen el correo electrónico como única fuente para combinar nombres de usuario. Los clientes que utilizan métodos más sofisticados obtienen mejores resultados.

 

En otras palabras, debería invertir su energía en inspeccionar los resultados después de haber combinado los nombres de usuario. Por ejemplo, alguien tiene que comprobar si el nombre de usuario «Greene» es el mismo que el nombre de usuario «Green». REVISE LOS DATOS. Si quiere ahorrar tiempo y esfuerzos, le recomendamos un sistema automatizado como ProfileTailor LicenseAuditor, que usa lógica difusa y otros sofisticados métodos para combinar los nombres de usuario.

5. Los gorilas de cuatrocientos kilos obtienen grandes descuentos en sus licencias SAP: ¡usted también puede!

A SAP le gusta trabajar con grandes empresas; mantiene contentos a estos clientes ofreciéndoles importantes descuentos. Hemos comprobado que incluso los clientes pequeños pueden negociar sabiamente si aprovechan el momento idóneo. Tan solo necesitan una oportunidad para convertirse en importantes estratégicamente para SAP; por ejemplo, durante fusiones y adquisiciones empresariales. Pongamos que su empresa de 500 empleados basada en SAP se fusiona con otra empresa basada en Oracle con 500 empleados; tras la fusión, su empresa debe decidirse por SAP u Oracle. Para SAP, esto implica vender 1000 licencias… o ninguna. Esta situación supone una ventaja estratégica para su empresa; de repente, usted tiene el poder de negociación de un gorila de 400 kilos. Siempre tenga en cuenta estas jugadas empresariales, porque pueden aprovecharse para mejorar sus licencias.

6. La mayoría de los clientes clasifican a sus usuarios en tipos de licencias por pasos de diálogo, pero este es el método más discutible

Debido a que hay mucha confusión sobre cómo clasificar a los usuarios según los tipos de licencia, muchas organizaciones eligen una forma que, en un principio, parecería lógica: utilizan la medida estándar de SAP de «pasos de diálogo». Pero este enfoque parte de un error.

Tomar decisiones sobre el tipo de licencia apropiado de acuerdo con la cantidad de pasos de diálogo por usuario es erróneo. Los pasos de diálogo son simplemente una medida de cuánto un usuario está utilizando el sistema, pero el contrato de SAP no se basa en eso, sino en el tipo de usuario. No existe una conexión real entre la cantidad de pasos de diálogo y el tipo de actividad que realiza un usuario, pero como SAP no ofrece otras medidas simples para la concesión de licencias, la gente sigue utilizando los pasos de diálogo porque al menos sienten que saben algo sobre sus usuarios. No cometa ese error. Use un software como ProfileTailor LicenseAuditor para clasificar a los usuarios por su tipo de actividad. Es un método fiable de clasificación que le permitirá afrontar la auditoría de licencias con confianza.

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