El vigilante de las licencias SAP
¿Quién está a cargo de las licencias de SAP en su organización? ¿Usted? ¿Un gestor de licencias dedicado, también conocido como gestor de activos de software o SAM (en inglés, Software Asset Manager)? ¿Quizá el gerente de IT o el CIO? Alguien tiene que hacer ese trabajo, porque, cada año, muchos proveedores, incluido SAP, realizan auditorías de licencias de software y alguien le proporciona los informes. No es una tarea fácil; el más pequeño error o descuido puede ser embarazoso, o, ejem… ilegal. Le explicaremos cómo puede evitar una situación desagradable y asegurar el cumplimiento del software.
Nos centraremos en SAP, ya que es uno de los sistemas más complejos de controlar y además el más caro. En una empresa mediana con varios centros de trabajo y un par de administradores de sistemas y gerentes de negocios locales, el seguimiento del número real de licencias SAP asignadas y sus tipos es muy complicado. En una organización global con estructura de multinacional, controlar la asignación de licencias SAP y el inventario es un trabajo realmente difícil. Según nuestra experiencia, la mejor manera de regular estas situaciones es incluir los aspectos de las licencias en los procesos de gestión del ciclo de vida del usuario, especialmente en procesos como la creación y eliminación de usuarios.
Primer paso: Poner las cosas en orden (procesos del flujo de trabajo)
Supongo que ya tiene un proceso en su organización para la creación de nuevos usuarios. Si es así, vaya al segundo paso. Si no, debería establecerlo.
Hemos comprobado que las organizaciones que ponen en marcha procesos de creación y eliminación de usuarios basados en un flujo de trabajo tienden a tener controlados sus sistemas informáticos. Con un flujo de trabajo eficaz, las solicitudes de creación y eliminación de usuarios se generan automáticamente cuando se activan desde el departamento de recursos humanos, o manualmente desde un portal. Las solicitudes suelen ser aprobadas por una línea de aprobadores, incluida la Oficina de Servicios de Supervisión Interna. Un buen mecanismo incluirá también una alerta para cuando se cree o elimine un usuario sin seguir el proceso establecido, lo que significa que alguien está tratando de saltarse el procedimiento estándar.
Segundo paso: Añadir las licencias SAP a la mezcla
Bien. Ahora que tiene un flujo de trabajo ordenado para garantizar el cumplimiento del software SAP, necesita añadir al proceso las licencias. Recomendamos incluirlo de forma manual o automática:
- Manualmente significa que el administrador de licencias interviene en el proceso como un paso separado del flujo de trabajo, a fin de que pueda verificar que la organización tiene suficientes licencias y que la licencia de cualquier nuevo usuario se incluye en la cuota actual de licencias de SAP.
- Automáticamente significa que durante el proceso hay un paso que verifica si hay suficientes licencias SAP del tipo requerido. Si la respuesta es negativa (es decir, la empresa ya ha utilizado el 100 % de sus licencias o todas las licencias de una clase específica requerida), la nueva solicitud irá al administrador de licencias para su aprobación. Si la respuesta es afirmativa, el proceso continuará automática e ininterrumpidamente.
Con un sistema más sofisticado, si el consumo de licencias alcanza el 95 %, el sistema envía una alerta para comprar nuevas licencias SAP o para realizar procesos de reclasificación de las licencias SAP, de modo que la organización no se encuentre con problemas legales
Tercer paso: Orquestación final
Cuando ambas facetas del flujo de trabajo y de la concesión de licencias se conjugan armoniosamente —creación de usuarios, comprobar la concesión de licencias, identificar el riesgo de desbordamiento de las licencias, conceder el tipo de licencia SAP adecuado— el control de la concesión de licencias se convierte en una tarea relativamente sencilla, incluso en el caso de empresas grandes. Añada a esto algunos procesos adicionales —por ejemplo, comprobar periódicamente si los empleados realmente necesitan sus licencias, qué licencia de SAP es la idónea para cada uno de ellos, o si hay licencias SAP que no se estén utilizando en absoluto— y tendrá un fuerte cumplimiento de las licencias al tiempo que reduce significativamente los recursos esperados.
Controlar las licencias SAP hace que el director Financiero y el director de IT estén contentos… y fuera de la cárcel. ¿Qué más se puede pedir? Usted también puede empezar a tomar el control hoy mismo. Xpandion tiene un flujo de trabajo integrado y una solución de licencias que realmente funciona.
